Los malditos corsés insostenibles

Los dieciséis meses de vida de mi hijo me han permitido comprobar cómo en el mundo de la Pediatría hay un abuso del manual, los protocolos y los procedimientos estandarizados. Un ejemplo: un par de doctoras de un importante hospital de Barcelona querían ver las reacciones a los estímulos de mi hijo; para ello, usaron una campanilla y una pelota roja. En ningún momento, obtuvieron la respuesta que buscaban. Sí que ocurrió cuando, viendo el panorama, saqué de mi bolso (sí, soy uno de esos hombres que lleva bolso) un paquete de pañuelos de papel. Las dos doctoras, se quedaron asombradas de la reacción de mi hijo. En ese momento, me horrorizó que un uso de los corsés teóricos haya podido ser el culpable de un diagnóstico no acertado.

Pues bien, en la empresa y en el mundo de las organizaciones, en general, por desgracia, abundan los manuales, los protocolos, los procedimientos estándar. Y de ahí, la desgracia: poca sostenibilidad organizacional. Si las doctoras anteriormente mencionadas me hubiesen preguntado, les hubiese informado de lo que le gustaba a mi hijo y lo que le hacía moverse. Y, por lo tanto, hubiesen podido tener los indicadores adecuados. Por fortuna, por mi intervención, los tuvieron. En las organizaciones, en general, se tiende a lo mismo, con lo que el encorsetamiento a métodos generales y dar poca importancia a las particularidades de cada caso hace que los servicios y productos que éstas no sean acertados o no cumplan las necesidades de aquellos que los deberían usar. Y por eso, el fracaso de numerosas organizaciones.

Una organización sostenible tiene que cuestionarse sus protocolos, manuales y procedimientos. No es que no deban existir, sino que no pueden ser algo inamovibles que no se adapten a la realidad de cada momento (cada ves más rápidamente mutable) y a la realidad de cada “cliente”.

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Hace años, cuando estaba en el mundo corporativo, participé en una jornada de trabajo que trataba de identificar los elementos que “mataban” la innovación en las grandes empresas. El facilitador de la jornada capturó varias ideas entre la audiencia y luego nos puso a trabajar en ellas por grupos. Yo tuve la suerte de estar en el grupo que trataba ¨los procesos¨ (o sea, que alguien había dicho ¨los procesos matan la innovación¨). Pero la conclusión a la que llegamos fue diferente. Tras acalorados debates, terminamos por coincidir en que en las organizaciones existen buenos procesos y malos procesos, y tb existen procesos nuevos que reemplazan procesos viejos que nunca son eliminados, con lo cual hay duplicaciones y burocracia extrema. Así que estoy contigo @Joan_F_Jerez que hay q cuestionarse continuamente los procesos, los procedimientos, las manuales, o las reglas q nos damos, porque a la vez que son un soporte imprescindible para estructurar una organización que crece, si no los controlamos pueden acaban convirtiéndola en un monstruo. Y bueno, no creo que la solución sea un procedimiento de revisión de procedimientos como dice la ISO9000, jajaja, es más una actitud!!

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Exacto. Los procesos, protocolos, documentos… no pueden estar por encima de la organización sino al servicio de la misma. Por eso deben ser una guía, no inamovible, sino adaptable no solo a la realidad de cada momento sino a las diferentes situaciones que la misma se puede encontrar en un momento determinado.

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Los procesos, procedimientos, protocolos o reglas substituyen el razonamiento del ejecutante (hombre o máquina). Algo que se va a hacer de manera repetida muchas veces, y con idénticos o parecidos inputs y outputs deseados, se optimiza protocolizando o automatizando. Coste, velocidad o exactitud. Alguien debe mirar si cambian las condiciones de contorno, el input o el output deseable, para modificar el protocolo.

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Existen frases que matan el avanzar o añadir nuevas perspectivas o mejoras a cualquier proceso o situación. El “porque así se ha hecho siempre”, “lo hago como me han dicho”, o el denigrante “tu te callas que no sabes de lo que estás hablando”, hacen que muchos profesionales se acoplen al inmovilismo y no se atrevan a aportar o dar ideas que, aunque no den una solución final o completa, permitan dar una nueva ruta o perspectiva para tratar el problema a abordar.
Con todo esto nos encorsetamos en rutinas y pautas preestablecidas, o en teorías que deberían usarse como plataforma impulsora y no como dogma de fe. Nos anclan hasta que, por influencias externas debidas a nuevas tendencias o consultores externos que muchas veces imponen cambios que no cuadran tampoco, cuando la solución o mejora puede estar más cerca si se diese o potenciase la capacidad de opinar, pensar, razonar o aportar.

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Totalmente de acuerdo… Si se potencia una mayor comunicación en el interior de la organización, se potencia la creatividad y la observación y no se tiene miedo a la novedad, habría un ahorro de dinero y tiempo (ya que se adoptarían más tarde las medidas) al no necesitar la eterna presencia de un consultor externo.

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