Mi experiencia en TedxBarcelona, durante unos 10 años. Ted Talks (https://www.ted.com/) es un evento no lucrativo por definición, pero con una gran imagen, sobre todo fuera de España (lo usan en universidades, etc.), por lo que los eventos suelen llenarse siempre y con lista de espera. Nosotros realizábamos una charla Ted mensual (aforo 100-150 personas) y un par de ediciones anuales (con un aforro de unas 600 personas, dependiendo del local), siempre “lleno hasta la bandera”…
Pero en los eventos mensuales (éramos los unicos organizadores en España con un evento mensual) cuando había algún “conferenciante estrella” (en contra del espíritu innovador de Ted, que debería primar conferenciantes anónimos y, a ser posible locales, y no convertirse en un evento de promoción marketiniana, como tantos otros), se inscribían una semana antes y, en solo un par de horas, las 100-150 plazas disponibles y creábamos una lista de espera. El caso es que el día del evento en cuestión, no asistía más de un 60%, dejando mucha gente sin la posibilidad de asistir (el local no nos permitía inscribir el mismo día, aludiendo a la seguridad).
Así, al final decidimos cobrar una entrada simbólica de 2 euros para “garantizar” la asistencia (lo cual también se justificaba porque después del evento se hacía “networking” y se servían en “barra libre” bebidas, pastas y snaks de todo tipo (en nuestro caso, patrocinados, o sea gratuitos para nosotros). Los números de asistencia no mejoraron pues la gente inscrita tampoco acudía el día del evento en un 40%, mientras el 60% sí acudía.
Bueno, hay varias interpretaciones posibles: la falta de compromiso de la gente; la poca importancia que tiene pagar o no (aunque tal vez dependerá de lo que se pague); y hoy en día, deberíamos añadir la gran profusión de eventos on line de todo tipo (muchos de ellos a la misma hora o los mismos días), etc.
Aprendizaje: hay que diseñar eventos creativos, originales y singulares, el contenido es fundamental; no centrarse en los “conferenciantes estrella” porque hoy suelen estar accesibles en las redes (p.e. YouTube) en cualquier momento y también gratis; identificar qué valor aportas al asistente (hacer networking, contactar con el ponente, aprender, hacer preguntas, etc.) y potenciarlo en el evento. Si solo das una conferencia, podrá verla después cuando quiera; si después creas un debate abierto (no solo preguntas al ponente) y con un buen moderador (en este caso, era yo mismo y otra persona), a la gente le gusta intervenir y participar, lo que hacía llenarse cada evento y se convirtió en nuetros valor principal!
Y, en el aspecto más formal, huir de los “momentos típicos” (los miércoles y jueves, a partir de las 19 horas, cuando coinciden tooooodos los eventos) y atreverse a “innovar” en días “atípicos”, aunque habrá que tener presente los diferentes horarios para distintos países, así como los partidos de futbol! Y, si se trata de un evento periódico, intentar fijar un día concreto: por ejemplo en TedxBarcelona hacíamos los eventos mensuales el primer martes de cada mes y en un lugar fijo, lo que facilita que la gente ya tenga ese día “reservado”!
